Vergunningaanvraag voor een nationale tombola

Voor elke nationale tombola (aangekondigd, uitgegeven of georganiseerd in meer dan één provincie of voor het hele land) moet een vergunningaanvraag ingediend worden bij de Nationale Loterij, op het volgende adres: tombolas@loterie-nationale.be

De Nationale Loterij doet het administratieve beheer van de tombola-aanvragen. De beslissing om een vergunning te verlenen ligt bij de Koning. 

Een tombola is pas toegelaten vanaf de datum waarop de aanvraag wordt goedgekeurd (bij koninklijk besluit). Een tombolavergunning is maximaal 12 maanden geldig. 

Enkel wie rechtspersoonlijkheid heeft komt in aanmerking. Een aanvraag van een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid wordt afgewezen. Het doel moet belangeloos zijn. Tombola’s met een commercieel oogpunt kunnen geen vergunning krijgen.

Wie komt in aanmerking* :

• verenigingen zonder winstoogmerk (VZW)
• internationale verenigingen zonder winstoogmerk (IVZW)
• private stichtingen (PS)• stichtingen van openbaar nut (SON)
• coöperatieve vennootschappen die worden erkend als sociale onderneming (erkende CVSO of CV erkend als SO), met uitsluiting van diegene die een vermogensvoordeel kan uitkeren aan aandeelhouders.

* Voor elke non-profit-organisatie geldt dat zij al minstens vijf jaar bestaan.
* De winsten van de organisatie moeten volledig worden aangewend in functie van een belangeloos doel.De tombola kan georganiseerd worden in samenwerking met handelspartners die tombolabiljetten, gekocht bij de non-profit, gratis aanbieden.

Voor het krijgen van een vergunning moeten volgende documenten en/of inlichtingen worden ingediend:

• de statuten van de non-profit-organisatie, zoals gepubliceerd in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad;
• de boekhoudkundige balansen en resultaatrekeningen van de voorbije twee jaar (indien het een eerste aanvraag betreft);
• het doel van de tombola-actie, dat niet van een individueel, persoonlijk of familiaal belang is;
• een ondertekende verklaring van een gemachtigde van de non-profit, dat de opbrengst enkel zal worden gebruikt voor het vooropgestelde doel;
• een raming van inkomsten en uitgaven, met het aantal te verkopen tombolabiljetten, de nominale waarde van een tombolabiljet, de verwachte reclame-inkomsten en een gedetailleerde raming van alle kosten die rechtstreeks verband houden met de organisatie van de tombola. Opgelet: voor de begroting van de kosten moet worden uitgegaan van een maximale verkoop van 80% van de tombolabiljetten die men in omloop wil brengen;
• de handelswaarde van de prijzen (ook de gesponsorde prijzen).  De handelswaarde is de adviesverkoopprijs of de winkelprijs;
• de verschillende verkoopkanalen, elk met het percentage commissie voor de verkopers per verkocht biljet;
• het marketingplan;
• de start- en einddatum van de actie en de datum van de trekkingen;
• het deelnemersreglement, met het prijzenschema voor elke trekking;
• de trekkingsprocedure;
• de resultaten van de vorige actie (indien vroeger reeds een vergunning werd verkregen) + het ingevulde typeformulier balans;
• bij samenwerking met handelspartners moeten non-profits daar uitdrukkelijk melding van maken. Ook zal een schriftelijke overeenkomst nodig zijn nadat de vergunning werd toegekend.

Wij behandelen uw aanvraag binnen 13 weken na ontvangst. Dat is de volledige behandeltermijn die ons toelaat goedkeuring van de federale regering te vragen en deze bij uittreksel in het Belgisch Staatsblad te publiceren. Opgelet: ontbrekende gegevens zorgen voor vertraging bij het behandelen van de aanvraag.

• De deelnemers van de tombola kunnen enkel naturaprijzen winnen. M.a.w. geldprijzen en dergelijke zijn niet toegelaten.
• De handelswaarde van het prijzenpakket (inclusief de gesponsorde prijzen) mag niet meer zijn dan 40% van de totale tombolawaarde.
• Minimaal 60% van de opbrengst gaat naar een goed doel.
• De verkoopprijs van een tombolabiljet is minimum € 0,05 en maximum € 20.

Een gedetailleerde balans gebaseerd op een regelmatig gevoerde boekhouding moet worden opgemaakt. Daaruit blijkt:  

• de totale tombolawaarde
• de handelswaarde van het prijzenpakket
• het percentage commissie aan de verkopers per verkocht biljet
• de werkelijk gemaakte kosten. Je mag kosten opvoeren voor aankoop van de prijzen, drukwerk, communicatie, vergoeding reclamebureau, verkoopcommissie van de biljettenverkopers, inschakelen gerechtsdeurwaarder, accountant, en alle overige kosten (stuur hiervan bewijsstukken mee) die direct verband houden met de organisatie van een tombola
• de netto-opbrengst van de tombola-actie.